INCIDENCE DES DÉCISIONS D’APPROVISIONNEMENT

COMMENT CONSERVER UNE LONGUEUR D’AVANCE SUR LA COMPÉTITION EN CHOISISSANT INTELLIGEMMENT SES FOURNISSEURS
L’intensification de la concurrence au niveau international est telle que de plus en plus d’entreprises manufacturières se font concurrence sur les prix. Dans ce contexte, ce livre blanc examine l’incidence des décisions du service d’approvisionnement sur le résultat net de l’entreprise et souligne les avantages de travailler avec des fournisseurs à valeur ajoutée.

LA DIFFÉRENCE ENTRE LES RÉDUCTIONS DE COÛTS ET LES BAISSES DE PRIX
Sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui, votre service d’approvisionnement a probablement pour objectif de faire affaires avec les fournisseurs les moins chers. Ce faisant, le service d’approvisionnement est animé des meilleures intentions : après tout, n’est-ce pas la meilleure façon d’économiser de l’argent pour la compagnie?

Pas nécessairement, car dans la réalité les baisses de prix se traduisent rarement par de véritables baisses de coûts, parce qu’elles ne s’appliquent qu’au coût unitaire des produits, et qu’elles ont peu ou pas d’effets sur les coûts cachés liés à la gestion des stocks, les expéditions urgentes, les modifications ou défauts de produits, les temps d’arrêt imprévus, pour ne citer que quelques-uns des risques liés au désir de toujours vouloir payer le prix le plus bas.

En effet, vous n’êtes pas sans savoir que si les réductions de coûts sont bien réelles, elles devraient apparaître clairement sur le résultat net de l’entreprise. Donc, si on calcule le résultat net de l’entreprise et qu’on réalise que ce n’est pas le cas, il n’y a tout simplement pas eu de véritable diminution des coûts. Pire, dans certains cas, certaines réductions de prix peuvent même avoir l’effet inverse.

Examinons de plus près certains de ces coûts cachés pour mieux comprendre l’impact des décisions du service des approvisionnements sur le résultat net de l’entreprise.

LES EFFETS D’ENTRAINEMENT DES DÉCISIONS DU SERVICE DES APPROVISIONNEMENTS

Répercussions sur la conception et la qualité du produit
Des pièces de piètre qualité ont des effets dévastateurs en aval de la chaîne, que ce soit au niveau du taux de retour de marchandises des clients insatisfaits, des coûts de stockage (les produits défectueux se vendent généralement assez mal), des marges bénéficiaires (quand la marchandise doit être vendue à rabais, voire détruite), sans parler de l’atteinte à votre réputation.

Naturellement, les fournisseurs à faible coût promettent toujours de livrer des produits de qualité supérieure ou égale à celle de leurs concurrents. Cependant, à moins de n’acheter que des matières premières de base, ces décisions s’avèrent beaucoup plus complexes qu’elles ne le semblent de prime abord. Ainsi, le service des approvisionnements sera tenté de changer de fournisseur s’il découvre qu’il est possible d’obtenir une pièce d’apparence similaire à un meilleur prix. Ce faisant, il ne réalise pas que la pièce qui est moins dispendieuse utilise un type de caoutchouc différent qui ne présente pas les mêmes propriétés que la pièce qu’il remplace, et qui pourrait, par exemple, moins bien résister aux climats très froids. Du coup, le produit fini aura peut-être une durée de vie plus courte ou aura des frais de maintenance plus élevés.

D’autre part, la réalité est que tous les fournisseurs ne se valent pas quand il s’agit de résoudre des problèmes de conception. Certains fournisseurs n’ont tout simplement pas les capacités – ou l’intérêt – d’aider votre entreprise à trouver des solutions aux défauts de fabrication. À l’inverse, certains fournisseurs s’efforcent d’améliorer le design d’un produit en suggérant des matériaux de remplacement ou des modifications au design initial. De tels changements peuvent améliorer la performance du produit fini de façon significative et même baisser les coûts de production et d’assemblage. Les économies de coûts liées à une bonne conception de produit sont souvent négligées, sans doute parce qu’elles sont difficiles à quantifier. Elles sont néanmoins significatives, car même si les frais de conception ne représentent que 5 % du coût total de possession, c’est bel et bien la conception du produit qui dicte 75% des coûts totaux de production. Il est donc essentiel qu’un produit soit bien conçu dès le départ. [i]

Répercussions sur l’horaire de production
Les entreprises efficaces organisent l’horaire de production de chaque machine à la minute près. En conséquence, quand un fournisseur ne parvient pas à livrer à temps, ce retard occasionne des temps d’arrêt imprévus extrêmement coûteux. Le risque qu’une telle situation se produise est d’autant plus élevé, si le service d’approvisionnement a négocié des réductions de prix importantes, car le fournisseur dispose maintenant d’une très faible marge bénéficiaire. Vous ne faites donc pas vraiment partie de ses clients prioritaires.

De plus, si les marges bénéficiaires de ce fournisseur sont extrêmement minces, il a beaucoup plus de chances de faire faillite, ce qui, encore une fois pourrait avoir des conséquences dévastatrices pour votre horaire de production, en particulier s’il s’agit de pièces conçues sur mesure. Ce n’est pas un risque que toutes les entreprises sont prêtes à prendre.

Inversement, un fournisseur à bas prix peut très bien décider de casser ses prix pour décrocher le premier contrat. Les prix vont donc vraisemblablement augmenter avec le temps. Malheureusement, vous dépendez peut-être de ce fournisseur, a fortiori si vous avez commandé des pièces conçues sur mesure, du moins jusqu’à ce que vous en trouviez un autre, ce qui implique de recommencer le processus de sélection depuis le début.

Répercussions sur le délai de mise en marché
Tel que décrit précédemment les livraisons tardives peuvent causer d’importantes perturbations dans l’horaire de production. Vous pouvez alors choisir d’essayer de rattraper le retard en payant des heures supplémentaires ou en payant un surplus pour une expédition accélérée, ou bien livrer le produit final en retard. La première option réduit votre marge bénéficiaire et la deuxième nuit à la satisfaction de la clientèle. Laquelle préférez-vous?

Répercussions sur les coûts de stocks
Si votre fournisseur vous livre trop tôt la marchandise, vous vous retrouverez avec des stocks excédentaires, ce qui, comme chacun sait, est extrêmement coûteux. En revanche, si votre fournisseur vous livre trop tard, votre entreprise se trouvera probablement en situation de rupture de stocks, ce qui signifie que vos clients iront probablement faire leurs achats chez vos concurrents. Le processus n’a d’ailleurs jamais été aussi aisé depuis l’avènement d’Internet. [ii]

Vous pouvez éviter de vous retrouver contraint de choisir entre ces deux maux en demandant au service des approvisionnements de négocier avec les fournisseurs une entente hybride de type « commande permanente/méthode kanban ». Votre fournisseur s’engage alors à conserver pour vous un certain niveau de stock de produits finis. Les produits sont en effet déjà emballés et prêts à être expédiés. De la même manière. Votre fournisseur peut accepter de garder pour vous un stock de produits semi-finis, destinés à réapprovisionner le stock de produits finis. Naturellement, ce type de services engendre des coûts supplémentaires, mais ils sont peut-être justifiés s’ils permettent de compenser les coûts – et les risques – d’un excès ou d’une rupture de stocks.

Répercussions sur les frais d’expédition
Lorsque le service d’approvisionnement choisit un fournisseur qui est soit très peu fiable, soit incapable de s’adapter rapidement aux changements dans les prévisions de la demande, cela se traduit immanquablement par des frais d’expédition plus élevés, soit pour des commandes accélérées, soit pour des expéditions urgentes aux clients.

De plus, si vous vous approvisionnez dans des pays à bas salaires – que ce soit en Chine ou dans d’autres pays à faibles coûts de production – vous devez vous assurer que si votre délai de mise en marché est plus long, cette situation ne viendra pas annuler les économies que vous pensiez réaliser initialement.

Répercussions sur les flux de trésorerie
Naturellement, tous les facteurs déjà mentionnés ont une incidence négative sur les flux de trésorerie. D’une part, parce que cela se traduit généralement par des dépenses imprévues, et d’autre part, parce qu’il faut tenir compte du coût d’opportunité. En effet, en cas de stocks excédentaires, l’argent immobilisé dans les stocks aurait pu être investi ailleurs et produire un rendement plus élevé. Sans oublier qu’un dollar économisé en coûts équivaut à dix dollars de nouvelles ventes. [iii]

CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS D’ACTION
Certes, pour rester concurrentielle, votre entreprise se doit de proposer des prix compétitifs, mais si vous voulez maintenir votre avantage concurrentiel, vous devrez aussi prendre en compte d’autres considérations, comme la façon dont votre entreprise crée de la valeur.

En premier lieu, vous devez faire en sorte que la rémunération du service d’approvisionnement favorise le bon comportement. Bien souvent les bonus sont calculés sur la base des économies réalisées sur les coûts unitaires. Alors qu’une meilleure approche serait de s’entendre sur les normes comptables qui serviront à mesurer les réductions de coûts. Cela permettrait ainsi de prendre en compte l’impact de telles décisions sur les coûts des stocks et les coûts de production.

Le deuxième problème, qui est d’ailleurs étroitement lié au premier, est que le service d’approvisionnement souffre de « dysfonctionnement interfonctionnel » dans le sens où les différents services de l’entreprise cherchent à atteindre des objectifs contradictoires. C’est en effet le cas, lorsque le service d’approvisionnement choisit les fournisseurs uniquement sur des critères de prix sans se préoccuper des répercussions d’une telle décision sur les autres services, que ce soit au niveau de l’augmentation du taux de retour des produits, des problèmes de qualité ou d’interruption de la chaîne de production, etc. Dans de telles situations, il peut s’écouler un certain laps de temps avant que le problème n’ait été identifié correctement, ce qui signifie que les « économies » réalisées par le service d’approvisionnement peuvent vous coûter des millions. Il est donc essentiel que les services d’ingénierie, de production et d’approvisionnement adoptent une approche collaborative. Parfois, il suffit d’établir une liste de fournisseurs préférentiels. Il s’agit généralement de ceux qui livrent la marchandise à temps tout en respectant les spécifications, et qui ajoutent de la valeur tout au long du processus de développement de produit.

Dernier point, et non le moindre, vous devriez traiter vos fournisseurs comme de véritables partenaires d’affaires, en partageant avec eux les problèmes qui vous préoccupent et en vous assurant qu’ils comprennent parfaitement vos activités. Vous serez peut-être agréablement surpris par les solutions qu’ils vous proposeront, surtout s’il s’agit de solutions à des problèmes dont vous n’aviez même pas connaissance. [iv]

Au bout du compte, c’est ce type de relation avec les fournisseurs que vous devriez chercher à entretenir, car c’est ce qui permet d’obtenir un avantage concurrentiel durable, beaucoup plus que de simples baisses de prix.

À PROPOS DE VICONE
Chez Vicone, la conception, la production et l’optimisation de pièces de caoutchouc sur mesure sont notre plus grande force. Établis depuis 2004, nous aidons nos clients du concept à la production de masse.

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[i] GlobalSpec. http://www.globalspec.com/Feat... (lu le 17 novembre 2011)

[ii] Demand Planning and Inventory Control http://www.web-books.com/eLibr... (lu le 26 octobre 2011)

[iii] Ohri, Ajay. 2010 A Career in Supply Chain Management http://www.coolavenues.com/mba... (lu le 17 novembre 2011)

[iv] Thull, Jeff. 2006 Is Your Purchasing Department Stripping Value Along With Reducing Costs http://www.salesvantage.com/article/937/Is-Your-Purchasing-Department-Stripping-Value-as-They-Reduce-Costs- (lu le 17 novembre 2011)