RENTABILISER VOTRE PROCESSUS D’ACHAT

Comment sélectionner vos fournisseurs pour réduire les coûts du processus d’achat
De nos jours, la plupart des services d’approvisionnement sont convaincus qu’une baisse de prix se traduit nécessairement par une réduction des coûts. Il s’agit néanmoins d’une idée reçue et ce livre blanc a pour but de vous aider à prendre des décisions en meilleure connaissance de cause en vous présentant les risques que vous prenez si vous accordez trop d’importance au coût unitaire. Il vous montrera aussi que vous avez tout intérêt à faire affaires avec des fournisseurs qui comprennent véritablement tous les facteurs qui influent sur l’efficacité et l’efficience de la chaîne d’approvisionnement.

La différence entre les réductions de coûts et les baisses de prix
Sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui, il est tout naturel que le service d’approvisionnement cherche à faire affaires avec les fournisseurs les moins chers. Ce faisant, le service d’approvisionnement est animé des meilleures intentions : après tout, n’est-ce pas la meilleure façon d’économiser de l’argent pour la compagnie?

Pas nécessairement, car dans la réalité les baisses de prix se traduisent rarement par de véritables baisses de coûts. Pourquoi? Tout simplement parce que les baisses de prix ne s’appliquent qu’au coût unitaire des produits, et qu’elles ont peu ou pas d’effets sur les coûts cachés liés à la gestion des stocks, les expéditions urgentes, les modifications ou défauts de produits, les temps d’arrêt imprévus, pour ne citer que quelques-uns des risques liés au désir de toujours vouloir payer le prix le plus bas.

D’un autre côté, n’importe quel directeur financier pourrait vous dire que si les réductions de coûts sont bien réelles, elles devraient apparaître clairement sur le résultat net de l’entreprise. Donc, si on calcule le résultat net de l’entreprise et qu’on réalise que ce n’est pas le cas, il n’y a tout simplement pas eu de véritable diminution des coûts. Pire, dans certains cas, certaines réductions de prix peuvent même avoir l’effet inverse. C’est en effet le cas lorsqu’un fournisseur à faible coût livre la marchandise trop tôt ou trop tard. Quand les stocks sont immobilisés trop longtemps, les coûts de stocks ne manquent pas d’augmenter. Inversement, quand la marchandise est livrée trop tard, la compagnie peut facilement perdre de l’argent, soit parce qu’elle perd des clients qui n’ont pas la patience d’attendre pour leur commande, soit parce qu’elle doit payer des frais de transport plus élevés pour livrer les commandes plus rapidement. Dans le pire des cas, cette situation peut même engendrer de coûteux temps d’arrêt qui s’accompagnent d’une augmentation des frais de stocks pour les produits en cours de fabrication, puisqu’il faut attendre pour les pièces en retard.

La question est : comment est-ce que le service d’approvisionnement peut éviter une telle situation? Pour y répondre, il faut tout d’abord comprendre comment l’efficacité de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement a un effet direct sur le résultat de l’entreprise.

Mieux comprendre l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement
La gestion de la chaîne d’approvisionnement se définit comme le processus qui couvre tous les mouvements et le stockage des matières premières, des produits en cours de fabrication et des produits finis, de leur point d’origine à leur point de consommation.[i]

Donc, pour augmenter l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement, le service d’approvisionnement doit tenir compte des conséquences de ses décisions sur :

• La qualité des produits, notamment à l’étape de conception
• L’horaire de production
• Les délais de préparation des produits
• Les coûts de stockage
• Les frais d’expédition
• Les flux de trésorerie
• Voyons maintenant chacun de ces coûts cachés en détail.

Conséquences sur la qualité des produits
Des pièces de piètre qualité ont des effets dévastateurs en aval de la chaîne, que ce soit au niveau du taux de retour de marchandises des clients insatisfaits, des coûts de stockage (les produits défectueux se vendent généralement assez mal), des marges bénéficiaires (quand la marchandise doit être vendue à rabais, voire détruite), sans parler de l’atteinte à votre réputation. Naturellement, les fournisseurs à faible coût promettent toujours de livrer des produits de qualité supérieure ou égale à celle de leurs concurrents. Le service d’approvisionnements doit donc généralement en arriver à ses propres conclusions après de nombreux essais et erreurs. Néanmoins, au fil du temps, le service d’approvisionnement finira par réaliser que certains fournisseurs livrent systématiquement des produits de qualité supérieure. Inutile de dire que c’est avec ce type de fournisseurs qu’il convient d’entretenir de bonnes relations[ii]

D’autre part, la réalité est que tous les fournisseurs ne se valent pas quand il s’agit de résoudre des problèmes de conception. Certains fournisseurs n’ont tout simplement pas les capacités – ou l’intérêt – d’aider votre entreprise à trouver des solutions aux défauts de fabrication. À l’inverse, certains fournisseurs s’efforcent d’améliorer le design d’un produit en suggérant des matériaux de remplacement ou des modifications au design initial. De tels changements peuvent améliorer la performance du produit fini de façon significative et même baisser les coûts de production et d’assemblage. Les économies de coûts liées à une bonne conception de produit sont souvent négligées, sans doute parce qu’elles sont difficiles à quantifier. Elles sont néanmoins significatives, car on estime qu’une fois qu’un produit a été conçu, le design va déterminer 80 % de son coût total.[iii]

Conséquence sur l’horaire de production
Les entreprises efficaces organisent l’horaire de production de chaque machine à la minute près. En conséquence, quand un fournisseur ne parvient pas à livrer à temps, ce retard occasionne des temps d’arrêt imprévus extrêmement coûteux. Le risque qu’une telle situation se produise est d’autant plus élevé, si le service d’approvisionnement a négocié des réductions de prix importantes, car le fournisseur dispose maintenant d’une très faible marge bénéficiaire. Vous ne faites donc pas vraiment partie de ses clients prioritaires.

De plus, si les marges bénéficiaires de ce fournisseur sont extrêmement minces, il a beaucoup lus de chances de faire faillite, ce qui, encore une fois pourrait avoir des conséquences dévastatrices pour votre horaire de production, en particulier s’il s’agit de pièces conçues sur mesure. Ce n’est pas un risque que toutes les entreprises sont prêtes à prendre.

Inversement, un fournisseur à bas prix peut très bien décider de casser ses prix pour décrocher le premier contrat. Les prix vont donc vraisemblablement augmenter avec le temps. Malheureusement, vous dépendez peut-être de ce fournisseur, a fortiori si vous avez commandé des pièces conçues sur mesure, du moins jusqu’à ce que vous en trouviez un autre, ce qui implique de recommencer le processus de sélection depuis le début.

Conséquences sur le délai de mise en marché
Comme son nom l’indique, le délai de mise en marché correspond au temps qui s’écoule entre le moment où le client reçoit un produit (ou un service) et le moment où ce dernier a été commandé. Tel que décrit précédemment les livraisons tardives peuvent causer d’importantes perturbations dans l’horaire de production. Vous pouvez alors choisir d’essayer de rattraper le retard en payant des heures supplémentaires ou en payant un surplus pour une expédition accélérée, ou bien livrer le produit final en retard. La première option réduit votre marge bénéficiaire et la deuxième nuit à la satisfaction de la clientèle. Laquelle préférez-vous?

Conséquences sur les coûts de stock
Si votre fournisseur vous livre trop tôt la marchandise, vous vous retrouverez avec des stocks excédentaires, ce qui, comme chacun sait, est extrêmement coûteux. En revanche, si votre fournisseur vous livre trop tard, votre entreprise se trouvera probablement en situation de rupture de stocks, ce qui signifie que vos clients iront probablement faire leurs achats chez vos concurrents. Le processus n’a d’ailleurs jamais été aussi aisé depuis l’avènement d’Internet.[iv]

Le service d’approvisionnement peut éviter de se retrouver contraint de choisir entre ces deux maux en négociant avec ses fournisseurs une entente hybride de type « commande permanente/méthode kanban ». Votre fournisseur s’engage alors à conserver pour vous un certain niveau de stock de produits finis. Les produits sont en effet déjà emballés et prêts à être expédiés. De la même manière. Votre fournisseur peut accepter de garder pour vous un stock de produits semi-finis, destinés à réapprovisionner le stock de produits finis. Naturellement, ce type de services engendre des coûts supplémentaires, mais ils sont peut-être justifiés s’ils permettent de compenser les coûts – et les risques – d’un excès ou d’une rupture de stocks.

Conséquences sur les frais d’expédition
Lorsque le service d’approvisionnement choisit un fournisseur qui est soit très peu fiable, soit incapable de s’adapter rapidement aux changements dans les prévisions de la demande, cela se traduit immanquablement par des frais d’expédition plus élevés, soit pour des commandes accélérées, soit pour des expéditions urgentes aux clients.

De plus, si vous vous approvisionnez dans des pays à bas salaires – que ce soit en Chine ou dans d’autres pays à faibles coûts de production – vous devez vous assurer que si votre délai de mise en marché est plus long, cette situation ne viendra pas annuler les économies que vous pensiez réaliser initialement.

Conséquences sur les flux de trésorerie
Naturellement, tous les facteurs déjà mentionnés ont une incidence négative sur les flux de trésorerie. D’une part, parce que cela se traduit généralement par des dépenses imprévues, et d’autre part, parce qu’il faut tenir compte du coût d’opportunité. En effet, en cas de stocks excédentaires, l’argent immobilisé dans les stocks aurait pu être investi ailleurs et produire un rendement plus élevé. Sans oublier qu’un dollar économisé en coûts équivaut à dix dollars de nouvelles ventes.

Conclusion
Se baser sur le coût unitaire le plus bas pour prendre une décision est sans doute une solution de facilité, mais le fait est que l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement repose sur des facteurs beaucoup plus complexes.

Bien souvent, les frais dissimulés associés au risque de perturbation de la chaîne d’approvisionnement dépassent les économies que vous espériez réaliser au départ.

La structure de rémunération du service d’approvisionnement ne fait d’ailleurs qu’aggraver le problème, étant donné que les bonus sont généralement calculés sur la base des économies réalisées sur les coûts unitaires. Quand c’est le cas, le service d’approvisionnement et de comptabilité/finances ne réalisent pas qu’ils travaillent en fait sur la base d’indicateurs de performance diamétralement opposés. D’où l’importance de s’entendre avec la haute direction sur les normes comptables qui serviront à mesurer les réductions de coûts.

Au final, le service d’approvisionnement doit absolument voir la chaîne d’approvisionnement dans son ensemble et adopter avec ses fournisseurs une approche plus collaborative, de manière à fixer la combinaison optimale entre le prix unitaire, la performance, le degré de fiabilité du fournisseur et sa faculté d’adaptation, de même que la rapidité de mise en marché, car ce sont ces mesures qui stimulent la rentabilité de l’entreprise.

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[i] Wikipedia. Supply Chain Management http://en.wikipedia.org/wiki/S... (accessed October 26, 2011)

[ii] Ireton, Sara. 10 Factors to Consider When Sourcing Globally

http://www.joc.com/2010/10-fac... (lu le 26 octobre 2011)

[iii] Anderson, Dr. David. M. 2010 Design for Manufacturability http://www.design4manufacturab... (Lu le 22 septembre 2011)

[iv] Demand Planning and Inventory Control http://www.web-books.com/eLibr... (lu le 26 octobre 2011)