CINQ FAÇONS DE RÉDUIRE VOS STOCKS

Les entreprises manufacturières savent depuis longtemps que garder trop de stocks est un problème très coûteux. Vous cherchez une méthode éprouvée de les maintenir à un faible niveau? La livraison Juste À Temps (JAT) est peut-être la réponse.

Que signifie JAT? Il s’agit essentiellement d’une stratégie qui permet de réduire les stocks en cours et tous les frais connexes. Élaborée dans les années 1970 par le japonais Taiichi Ohno, alors qu’il travaillait chez Toyota, la philosophie de la livraison JAT prône des techniques de production rationnelle tout en minimisant les gaspillages (notamment les stocks excédentaires) et en améliorant la qualité. Les facteurs qui tendent à augmenter les coûts sans ajouter de valeur incluent notamment les stocks, la surproduction, les arrêts de travail, le temps d’arrêt des machines, les défauts de production, le temps d’installation et de configuration, et le temps passé à déplacer un produit d’un emplacement à un autre.

Ainsi, une véritable approche JAT vise l’amélioration continue de l’ensemble du processus de fabrication, et pas seulement la réduction des stocks. Par contre, la livraison JAT requiert l’entière collaboration des fournisseurs, qui doivent livrer des quantités suffisantes à bon prix et au bon moment, et ce, chaque fois qu’ils effectuent une livraison.

Tout cela n’est possible que si vous entretenez d’excellentes relations avec vos fournisseurs. La question devient donc : que pouvez-vous faire pour établir un réseau de fournisseurs sur lesquels vous pouvez compter pour une livraison JAT?

Il s’agit bien souvent d’un domaine de collaboration inexploité, mais quand vous impliquez un fournisseur dans la phase initiale de conception de produit, il ou elle peut souvent faire des suggestions qui vous permettront d’améliorer le produit final [i]. Par exemple, votre fournisseur vous proposera peut-être de modifier légèrement le design initial ou d’utiliser différents matériaux pour réaliser une pièce bien précise. Du coup, le produit final sera plus facile à produire et les délais de production s’en trouveront réduits. Vous n’aurez donc plus besoin de garder autant de marchandises en stock.

1. Signez des contrats à long terme
Les contrats à long terme procurent aux fournisseurs une sécurité financière appréciable et confirment votre niveau d’engagement. Du coup, votre fournisseur va sans doute faire son possible pour vous livrer à temps des produits de qualité.

Dans un contexte de livraison JAT, cela signifie souvent signer avec vos fournisseurs des ententes de type Kanban, commande permanente ou un mixte des deux.

Kanban est l’équivalent japonais du mot « signal ». Quand une telle entente est signée, vous ne conservez en stocks que la marchandise dont vous avez besoin pour la production immédiate ou quasi immédiate, puis vous envoyez un signal (différentes méthodes existent) à vos fournisseurs dès que le niveau de stocks diminue en dessous d’un certain niveau [ii]. Vos fournisseurs savent alors qu’il est temps d’effectuer une nouvelle livraison. Dans le cadre d’ententes de type Kanban, la production et les livraisons s’effectuent généralement tous les jours. Vos fournisseurs doivent donc « réserver » l’équipement et la main d’œuvre nécessaires; et de votre côté, vous devez vous conformer à des horaires de livraison peu flexibles. En d’autres termes, il s’agit d’un engagement sérieux, tant de la part de l’entreprise manufacturière que du fournisseur.

Les ententes Kanban sont un excellent moyen de réduire vos stocks, mais comme la fréquence des livraisons dépend de la demande, il est important de tenir compte de certains éléments. Le premier est le montant total des frais d’achats. Ces derniers doivent rester suffisamment bas pour que des achats plus fréquents soient véritablement moins coûteux à long terme. Le second est le ratio de rotation des stocks, qui indique à quelle fréquence une entreprise vend son stock. Quand la rotation des stocks est plus rapide, vous diminuez votre risque de dépréciation des stocks et vous obtenez un meilleur rendement du capital investi. Il est en effet plus avantageux d’acheter pour 5 000 $ de marchandises dans un premier temps, puis de passer une deuxième commande pour 5 000 $ peu de temps avant l’épuisement des stocks, que de commander pour 10 000 $ de marchandes d’un seul coup, car entre-temps vous pouvez investir ces 5 000 $ ailleurs. Cela dit, le délai de rotation des stocks varie grandement d’une industrie à une autre, et aussi en fonction de la valeur des stocks.

Les commandes permanentes ou ententes d’entreposage sont une autre façon d’éviter de tenir de trop grandes quantités de stocks. Dans le cadre de ce type d’entente, l’acheteur donne à son fournisseur un bon de commande global; en contrepartie, le fournisseur accepte d’échelonner ses livraisons (une fois par mois, une fois par trimestre, etc.) à un prix préétabli. Le fournisseur doit donc garder pour son client un stock de produits finis pour une période donnée (des frais d’entreposage peuvent s’appliquer) et le client quant à lui s’engage à acheter une quantité minimum de marchandises d’ici la fin du contrat.

Ce type d’entente est particulièrement intéressant si la demande pour vos produits est cyclique ou saisonnière, car les dates de livraison sont plus flexibles que dans le cadre d’ententes de type Kanban. Par contre, une fois que les produits finis ont été livrés, le fournisseur aura vraisemblablement besoin d’un peu de temps avant de pouvoir réapprovisionner son stock pour la prochaine livraison.

La solution? Une entente hybride qui fait en sorte que vos fournisseurs doivent garder en stock tant des produits finis que des produits en cours de fabrication. Ces derniers permettront de rapidement réapprovisionner le stock de produits finis. En effet, vous aurez peut-être besoin de produits finis très rapidement, et si c’est le cas cette méthode vous permettra de considérablement réduire le délai d’exécution de la prochaine commande.

2. Améliorez la communication avec vos fournisseurs
Peu importe le type de contrat signé avec vos fournisseurs, une ligne de communication directe est bien souvent le meilleur moyen de s’assurer que vos livraisons arrivent à temps.

Certes, la technologie peut vous faciliter la tâche, mais parfois, il s’agit tout simplement d’établir un point de contact unique ou bien de créer un programme d’approvisionnement officiel de manière à tenir vos fournisseurs informés sur des sujets d’intérêt commun [iii].

3. Impliquez vos fournisseurs dès les premières étapes de planification des nouveaux produits
Avez-vous déjà été tenté de répondre à un de vos clients « un manque d’organisation de votre part n’a pas à devenir une urgence pour ma part »? C’est exactement la même chose avec vos fournisseurs. Ils traitent sans doute avec d’autres clients que vous, ce qui signifie qu’ils doivent constamment ajuster leurs priorités et décider qui sera servi en premier.

Certains clients ne communiquent avec leurs fournisseurs qu’une fois qu’un besoin se fait sentir, alors qu’il serait plus judicieux de les contacter suffisamment tôt de manière à discuter de vos besoins et de la meilleure façon de travailler ensemble [iv].

4. Utilisez les compétences de vos fournisseurs pour améliorer la faisabilité de vos concepts produits et réduire les coûts de production
Il s’agit bien souvent d’un domaine de collaboration inexploité, mais quand vous impliquez un fournisseur dans la phase initiale de conception de produit, il ou elle peut souvent faire des suggestions qui vous permettront d’améliorer le produit final [ii]. Par exemple, votre fournisseur vous proposera peut-être de modifier légèrement le design initial ou d’utiliser différents matériaux pour réaliser une pièce bien précise. Du coup, le produit final sera plus facile à produire et les délais de production s’en trouveront réduits. Vous n’aurez donc plus besoin de garder autant de marchandises en stock.

5. Créez un véritable partenariat avec vos fournisseurs
Pour bien comprendre ce qu’est un véritable partenariat, prenez le temps de penser aux qualités que vous appréciez chez vos meilleurs clients. Il y a de grandes chances pour que vous aimiez faire affaires avec des clients qui vous traitent comme un partenaire à part entière et pas seulement comme un fournisseur de marchandises. De plus, vos meilleurs clients sont probablement ceux qui vous paient à temps, qui signent des contrats à long terme de manière à justifier vos propres coûts de gestion des stocks, et qui respectent leurs prévisions. Vos fournisseurs n’en attendent pas moins de vous. En contrepartie, ils traiteront vos demandes en priorité.

Conclusion
Pour terminer, il n’existe pas vraiment de solution miracle pour réussir à mettre en œuvre un programme de livraison JAT. Il s’agit avant tout d’un processus et nul doute que l’établissement de relations de confiance avec vos fournisseurs prend du temps, mais vos fournisseurs auront plus de chances de vous livrer à temps si vous leur facilitez la tâche. Pour ce faire, vous aurez avantage à travailler avec un petit groupe de fournisseurs qui comprend bien la nature de vos activités et vos priorités. Il vous faudra aussi signer avec eux des contrats mutuellement avantageux qui font que vos fournisseurs sont prêts à partager le risque de garder des marchandises en stocks en votre nom, et surtout à les traiter en véritables partenaires d’affaires.

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[i] Galhenage, G, NLzuardi, M, Lee, A, Lim, C, & Nyi Nyi Lwin, H 1995, Just in Time Manufacturing http://kernow.curtin.edu.au/ww... (accessed January 23, 2012)

[ii] Wikipedia. Kanban http://en.wikipedia.org/wiki/K... (accessed January 23, 2012)

[iii] Galhenage, G, NLzuardi, M, Lee, A, Lim, C, & Nyi Nyi Lwin, H 1995, Just in Time Manufacturing http://kernow.curtin.edu.au/ww... (accessed January 23, 2012)

[iv] Epiq, 2010 Supplier Relationships http://www.epiqtech.com/suppli... (accessed January 23, 2012)